你明明已經(jīng)說過很多次，告訴員工該如何好好管理自己的時間，卻還是沒有什么效果，拖延的情況不見任何的改善。原因到底出在哪里？管理最常犯的錯誤，便是錯把表面的行為舉止視為問題的所在。事實上，外在的行為反映的是內(nèi)心深層的焦慮或是恐懼，如果沒有深入了解員工的內(nèi)心，解決心理層面的問題，只是不斷的去糾正他們的行為，反而會適得其反，讓問題更為嚴(yán)重。
其實，員工永遠(yuǎn)無法準(zhǔn)時完成工作的問題，可能不在于不懂得如何管理時間，而是心理面的因素。加州大學(xué)安德森（Anderson）商學(xué)院教授史蒂芬‧博格萊斯（Steven Berglas）在最新一期的《哈佛商業(yè)評論》（Harvard Business Review）中指出，要解決時間控制總是出狀況的員工的問題，不是告訴他們?nèi)绾斡行实倪\(yùn)用時間，而是要了解他們內(nèi)心的焦慮或是恐懼，設(shè)法幫助他們化解這些負(fù)面的感受，才能真正的達(dá)到效果。
博格萊斯將工作時間造成自己與團(tuán)隊干擾的人分為4大類，并且剖析他們內(nèi)心的問題、進(jìn)一步提出應(yīng)對的建議。
1.先發(fā)制人（preemptive）。這類型的員工非常有紀(jì)律，對時間斤斤計較。總是要求自己一定要在規(guī)定的期限之前完成工作，而且是大幅的提前完成，這樣可以讓他們覺得所有的事情都在自己的掌控當(dāng)中。
他們不喜歡混亂、不確定、或是自己無法掌控的事情，但也因此缺乏彈性，更不喜歡團(tuán)隊合作的方式，因為這樣有太多不確定的因素，會讓他們很沒有安全感。他們的眼里永遠(yuǎn)只有自己，往往不顧其它人的感受或是團(tuán)隊的需求。而且，提早完成工作的行為，也會引來同事的不滿，認(rèn)為這是他們用來邀功、拍馬屁的計謀。
面對這類型的員工，最好的方式就是讓他們直接面對內(nèi)心對于混亂或不確定的恐懼。你可以讓他擔(dān)任某個項目或是工作小組的領(lǐng)導(dǎo)人，學(xué)習(xí)如何為別人承擔(dān)責(zé)任、顧慮到他人的需求，如何接受不在預(yù)期范圍內(nèi)、來自其它人的要求，讓他們變得更有彈性。
2.討好別人（people pleaser）。這些人對于他人的要求常常是來者不拒，因此嚴(yán)重耽誤了自己的工作進(jìn)度。這類型的員工缺乏自信，希望能夠做得更多，贏得別人的肯定、受到喜愛。然而，雖然表面上答應(yīng)別人的要求，長期下來心里卻累積了許多的不滿。最常見的情況就是進(jìn)行跨部門的項目時，這類型的員工常常不懂得拒絕來自其它部門的要求，做了太多不是自己份內(nèi)的工作。
對于主管來說，必須時常注意這些人的工作情形。一旦發(fā)現(xiàn)上述的情形，一方面主動找其他們部門的主管厘清彼此的工作職責(zé)；一方面讓部屬知道這樣做是不必要的，他們有權(quán)可以拒絕這些不合理的要求，但不需要指責(zé)部屬。另一方面，你也應(yīng)該多多給予鼓勵或是贊美，增加他們的自信心，這樣他們也不需要藉由做得更多，來得到他人的肯定。
3.完美主義（perfectionist）。這些人為了達(dá)成心目中完美的標(biāo)準(zhǔn)，總是一再的拖延時間，永遠(yuǎn)也無法確切回答完成的時間。而且為了追求完美，他們無視于一切的規(guī)則或是規(guī)矩。完美主義的人認(rèn)為，必須有非常突出的表現(xiàn)才能成功或是被組織所接受。他們非常害怕被批評，因為他們認(rèn)為這是對他們個人的否定。所以一定要做到最好，才肯出手。
你可以鼓勵他們在完成工作之前，盡量找其它的同事討論，或是隨時隨地做進(jìn)度報告，請主管或是其它人給予一些改進(jìn)的建議。這樣做有兩個目的：一方面透過頻繁的討論，讓他們學(xué)會接受別人的意見，避免產(chǎn)生采取抗拒的心理。另一方面，也可以讓他及早做出調(diào)整，以免等到最后完成時，結(jié)果發(fā)現(xiàn)不符合你所要求的，反而挫折感更大。
4.慣性拖延（procrastinator）。這是最常見的時間運(yùn)用不當(dāng)?shù)念愋汀＿@些人總是習(xí)慣拖到最后一刻，才熬夜加班趕進(jìn)度。慣性拖延的人與完美主義者有一個共同點(diǎn)，對于自己拖延的行為一點(diǎn)也不覺得有錯，他們可是有理由的，只是理由各有不同。完美主義者是為了讓工作做到最好，達(dá)到自己心目中的完美標(biāo)準(zhǔn)。但是慣性拖延的人是因為害怕自己無法達(dá)到所要求的標(biāo)準(zhǔn)，害怕因此受到責(zé)罵，所以一拖再拖。
面對慣性拖延的人，最好的方式就是消除他們擔(dān)心做不好的恐懼。主管應(yīng)事先溝通準(zhǔn)時完成工作的重要性，并提醒他們哪些地方因為時間的關(guān)系而無法做到最好，可以事后再調(diào)整，這樣的做法可以減輕他們的心理負(fù)擔(dān)。時間運(yùn)用不當(dāng)，其實只是表面的征狀，而非真正的問題所在。事實上，在面對員工的任何問題時，都不應(yīng)只看外在的行為，而是深入了解心理層面的因素，才能對癥下藥，解決問題。
(來源: 哈佛商業(yè)評論 )
